9.5 要事第一
职场痛点
工作不分轻重缓急，眉毛胡子一把抓。
帕金森定律：低效的工作总会占满所有的时间。
本讲提要
什么是要事？
如何保证要事第一？
如何避免被低效工作所迷惑并占满所有的时间。
人们常说，做事要分轻重缓急。那么，轻重缓急怎么分？著名的管理学家史蒂芬·柯维写了《高效能人士的七个习惯》（the 7 habits of highly effective peopl）这本书。几十年来，这本书风靡全球，是职场人士的必读书。他认为，成功人士有七个习惯，其中第三个习惯就是要事第一。
要事第一，从字面上看，就是把最重要的事情放在工作的第一顺位。有人会说，这不是废话吗？谁工作的时候，不把最重要的事情放在第一位呢？遗憾的是，在职场，许多员工常常没有把最重要的事情放在第一位。为什么会这样？我们看看柯维是怎么分析的。柯维提出了一个时间管理原理——四象限原理。四象限原理说的是，我们手头上的工作，可以从两个角度去看。第一个是重要程度。有些工作重要，有些工作不重要，工作总有不同的重要程度。第二个是紧急程度。有些工作紧急，有些工作不紧急，工作总有不同的紧急程度。把工作按重要程度和紧急程度两个维度排列组合，就会形成四个象限，如下图所示。
工作四象限
具体来说，这四个象限都是哪些事项呢？请看下表。
时间管理四象限
第一象限，紧急又重要事项。
如果突发安全事故，上级突然来检查，大客户投诉，生产线突然停产等。手头上的事情，无论大小，都要赶紧放下，马上全力以赴解决，因为这些事紧急又重要。
第二象限，不紧急但很重要事项。
比如健康。一个人的健康重要不重要？非常重要。紧急不紧急？不紧急。为了健康去跑步，可以今天跑步，也可以过几天再跑步。又如减肥，减肥很重要，不过今天去不了健身房，可以过几天再说，不着急。再如制订计划。在公司里，计划重要吗？当然重要。紧急吗？不紧急，晚几天再做计划也可以。再比如人才培养重要不重要？重要，但是不紧急，这是一个长期的任务。
还有，公司的制度建设、企业文化建设、品牌建设、新产品研发等，都很重要，但都不是紧急到今天非做不可的地步。正因为不紧急，所以，越重要的工作，越容易被拖延。
第三象限，紧急而不重要事项。
这类事情更多。比如骚扰电话。电话响了，你会马上接听，紧急，但显然不重要。你正在上班，你的老同学、老朋友突然来公司造访，紧急，马上要迎接一下，但相对于你正在上班来说，显然不重要。上班时，有同事来和你说一些办公室八卦。这些都是琐事，并不重要。可是，已经找上门，人已经在你面前，紧急不紧急？紧急。你不得不把手头上重要的事放下，处理这些不重要的事情。不知不觉中，你的时间就被浪费了。
第四象限，不紧急也不重要事项。
在有些公司，这类情况多一些。比如上班时，有人装饰自己的工位。有人正在处理公务，看到自己感兴趣的信息，就仔细阅读起来。有人上班玩游戏。
那么，如何处理这四个象限的工作呢？
第一象限最好处理。既然工作紧急又重要，火烧眉毛了，大家都知道要把手头上的事放下，先解决燃眉之急。比如2019年3月3日凌晨，某云突发故障，许多公司的app和网站瘫痪，某云的员工被叫醒去公司抢修。
第四象限不用处理。既然有些事情不紧急也不重要，就不用理会，不用去做。即使有时候公司业务差或者处于淡季，有人在公司做一些闲事，也无关紧要。
第二象限最容易被拖延。由于第二象限的工作虽然很重要，但并不紧急，并不是马上非做不可，这些工作最容易被拖延，没有被放在第一位，而是放在第n位，一拖再拖。所以，问题的关键是如何把第二象限的工作放在第一位，如何保证要事第一，这是时间管理的核心问题。
要事第一，就是保证第二象限的工作在第一位。怎么做呢？采用第二象限工作法。以下是第二象限工作法的要点。
●首先安排和保证第二象限的工作时间。
●许多第一象限的工作，是由于没有做到上面一条而产生的，注意纠正。
●不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑。
●根据第二象限的工作制订计划。
以上四个要点对职场新人非常重要。
许多刚毕业到公司入职的新人，不知不觉地把在学校按课表上课的时间方式带到公司。在学校，按照固定的课表上课，几点到几点干什么十分清楚。新人入职后，习惯了几点到几点干什么，一件一件地，按部就班地做。在职场，不能这样，在职场，要事第一！
时间有限，在你的日计划、周计划、月计划中，你的实际工作必须优先保证那些重要但不紧急事项的时间。还有时间的话，做其他事情。
第三象限最容易迷惑人。要事第一的道理很简单，但是为什么许多员工做不到？答案是被第三象限的事迷惑了。
第三象限是一些紧急但不重要的事项。这些事项的重要程度低，按照要事第一的原则，在工作中应该排在后面，有时间就去做，没时间就推后。但是，由于这些事项显得很紧急，好像不处理不行。职场上有许多人，被第三象限的事项所迷惑，天天忙，乐此不疲，时间一长，会形成一种假象，好像每天挺忙的，挺充实的。其实，天天忙来忙去，忙了许多低价值，甚至没有用的工作。所以，管理学上有一个定律——帕金森定律，说的就是低效的工作会占满所有的时间。
而且，新人作为基层员工，每天最大的感受是身不由己，像一只牵线木偶一样，被别人牵着走。这个迷惑能不能解决？能。这里有三个建议。
建议一：在工作计划中，保证重要工作的优先性。比如，在工作计划中分两部分，第一部分是“重要事项”，时间上优先保证，下班时自我检查，没有完成，不得下班。
建议二：学会说“不”。会不会说“不”，婉拒别人的打扰，使自己聚焦重要事项，是新人在职场表现及不及格的标志之一。
比如你正在按计划做一件重要事项，有人要找你谈一件事，或者打电话给你。你怎么办？错误的方法是马上放下手头的工作，处理迎面而来的打扰。正确的方法是学会说“不”。先婉拒打扰，处理正事。可以这样说：“好的，请等一会，等我把手头上这点事儿处理完再回复你，好吗？”当然，如果是公司大领导走到你前面，或者重要客户给你打电话，你无法说“不”，这种情况比较少见，给你带来的打扰也有限。而来自工作伙伴、客户、供应商，甚至顶头上司的打扰，其中相当一部分是可以用委婉的方式说“不”的。
建议三：尊重别人的时间。职场与学校不同，学校中学生们可以各自为政，各学各的，不会影响到别人。在职场中，由于是团队合作，整个公司互相协作才能达成目标。所以，某一个员工打扰别人，影响别人的时间管理，就会引发连锁反应，影响到整个计划的实施。
比如某公司的一位经理找我诉苦，说他的下属一天能找他八趟。一会儿下属a推门进来说：“经理，苏州的客户说……您看？”刚处理完，一会儿下属a又返回来说：“哎呀，经理，刚才还有个事儿忘了……”除了下属a，还有下属b、下属c等。这位经理的时间几乎被同事和客户完全占据，根本没有时间做自己最重要的工作。我当时问这位经理：“那么，你是不是也是这样？想找哪个下属，就随时让他来你办公室？”这位经理说是。
看看，下属随随便便推门就进，也不管这位经理忙不忙，不尊重经理的时间，是因为这位经理也没有尊重别人的时间。你不尊重别人的时间，别人也不会尊重你的时间。大家互相不尊重，都会随意打扰别人，给别人造成许多紧急但并不重要的事项，导致无法要事第一。设想一下，如果上级、别的同事不轻易打扰你，你不轻易打扰上级、别的同事，大家彼此尊重，来自第三象限的迷惑，是不是能减少很多呢？所以，要事第一不是一句口号，而是通过具体的方法和习惯加以保证。
本讲知识点
1.如何保证要事第一？
采用第二象限工作法。1.首先保证第二象限的工作时间。2.许多第一象限的工作，是由于没有做到第一条而产生的，注意纠正。3.不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑。4.根据第二象限的工作制订计划。
2.什么叫帕金森定律？
低效的工作会占满所有的时间。