9.4 日计划
职场痛点
许多新员工没有做日计划的习惯，认为每日重复工作，日计划是浪费时间。
不会做日计划。
本讲提要
对新人来说，应该养成一个小小的职业习惯：每天上班，先花8～10分钟做当日计划，下班时，检查当日计划完成情况，做到日事日毕。
如何做日计划？不同的公司有不同的要求，请按照自己公司的要求做。
计划，有年度计划、季度计划、月计划、周计划、日计划、项目计划等。可以说，在职场，领导和员工忙的事，用一句话概括是制订计划—落实计划—检查计划—执行情况—改进计划。
可以说，不会做计划，就不会工作。通过做计划和有效执行计划，可以避免眉毛胡子一把抓，能合理安排工作和有效利用时间。
对于大多数新人来说，最重要的计划是周计划和日计划，特别是日计划。
千里之行始于足下，新人要先学会做日计划。每天上班，先花8～10分钟做当日计划，下班时，检查当日计划完成情况，日事日毕。如果能够养成这样一个工作习惯，在职场上算入门了。做日计划的方法较多，如番茄工作法、gtd（把事情处理完）、时间管理法、日清表、待办单，不同的企业，不同的行业，不同的岗位，有不同的做日计划的方法。叫法也不同，有日计划表、日清表和待办单等。
日计划表
日计划表的特点是按照每个工作日的时间线，列出各个工作事项，完成后打钩，未完成打叉。日计划表简单明了，习惯了学校课表式日程安排的新人，很容易接受。
日计划表
日清表
美国管理学家肯·布兰佳（ken blanchard）在《请记住：日事日清》（the on-time， on-targeter）一书中提出了“日事日清”，这一方法在日本企业中得到了广泛应用。在我国，海尔集团提出“日事日毕，日清日高”的理念，并贯彻在日常工作中。日清表就是日计划表。
日清表
待办单
一些外资企业采用待办单的方法来处理每日工作，后逐步被国内一些企业采用。待办单可以用于日计划，也可以用于周计划、月计划等。每日待办单的作用与日计划表相同。
待办单
怎么做日计划
日计划无论做成什么格式，都有以下四个步骤。
第一步，列出当日任务清单。清单包括按照月计划、周计划在当日办理的任务，新提出或遇到的工作任务，上级交办的任务和前一日未完成的工作任务。这些任务要一一列出。
比如销售部电力行业大客户主管小李在2020年5月22日（星期五）列出的当日任务清单如下。
●根据经理意见修改电力公司合同并送交法务审核。
●与经理商定拜访华电集团的时间和方式。
●给集成部反馈雅砻江集团需求。
●和小赵负责的一个客户发生重叠，请经理处理。
●周五例会。
●上周差旅报销。
●处理客户邮件。
●给西南片区客户打电话发通知，邀请参加公司在苏州举办的“电力行业数据处理与安全研讨会”。
第二步，估算各项任务所需时间。职场上流传着一句话：“一项工作所需的时间与你拥有的时间正好一样。”意思是，做一项工作，你有多少时间就用多少时间。你有8小时，这项工作就得用8小时才能完成。如果你只有一个小时，这项工作常常在一个小时之内就完成了。所以，必须事先估算工作所需时间，以便安排好工作。新员工没有经验，怎么办？
1.请教领导或有经验的同事。
在请教和工作中，慢慢就有能力评估各项工作的用时。
2.保留工作时间的弹性。
一些公司，按照80/20原则估算时间，保留20%的机动时间，以防不测。有的公司，按照60/40原则估算时间，保留40%的机动时间。对新员工来说，最好按照60%估算执行任务时间——一天工作8小时，按照4.8小时执行日计划，剩下的3.2小时作为机动时间。
工作时间是有限的，在有限的时间内，必须尽可能完成任务。许多工作一旦耽误了时间，即使完成也失去意义。
第三步，决定优先顺序。如果列出的当日任务很多，估算总用时超过4.8小时，那么就要对这些任务按照第二象限工作法，在时间分配上做取舍，有保有压。首先保证当日任务中紧急而重要的任务的完成，然后保证不紧急但是很重要的任务的执行。
建议日计划分成两个部分。第一部分是重要事项。在小李的任务清单中，排在最优先位置的任务是：根据经理意见修改电力公司合同并送交法务审核，9：30—11：00。给集成部反馈雅砻江集团需求，与集成部约好，14：00—15：00。给西南片区客户打电话发通知，邀请参加公司在苏州举办的“电力行业数据处理与安全研讨会”，32家客户，逐一打电话后发邮件，15：00—16：30。这三项任务当日必须完成。在完成后或者完成有保证的前提下，再处理其他任务。
第二部分是备忘事项。备忘事项是在当日工作中重要程度不高，用时不多，有空就做的事项。在保证重要任务完成的前提下，利用剩余的时间，见缝插针，努力完成。
在小李的任务清单中，重要程度不高的任务如下。
●与经理商定拜访华电集团的时间和方式，拟穿插在9：30—11：00见经理时一并沟通。
●和小赵负责的一个客户发生重叠，请经理处理，一并沟通。
●周五例会是固定时间16：30—17：00，准时参加。
●上周差旅报销，13：00—14：00。
●处理客户邮件，9：10—9：30或其他时间。
第四步，事后检查。这一步是检查每项任务的完成情况。
每完成一项任务就在日计划上打钩，很难做到。但是下班时，在日计划表上对当日每项任务完成情况一一标记，是必需的，是每天下班前的规定动作。对完成的任务打钩，对没有完成的有两种处理方式。第一种是加班，日事日毕，不给明天留工作。第二种是滚动到次日的日计划中去做。
至于日计划的表格，在网络时代，操作起来很简单。有了以上步骤，可以在excel中生成，可以用钉钉提醒，也可以用专门的日清app。有一家公司要求员工做日计划必须用手账，也不错。
本讲知识点
如何做日计划？
第一步，列出当日任务清单。第二步，估算任务所需时间。第三步，决定优先顺序。第四步，事后检查。