9.3 接受指示
职场痛点
据调查，上级超过50%的不满或者斥责，是新人不能正确接受指示而出现工作偏差和问题造成的。
本讲提要
一个完整的指示，由5w1h构成。
5个w：谁做？什么时候做？在什么地方做？做什么？为什么做？
1个h：怎么做。
接受指示，要抓住四个要点：记录，复述并确认理解，表态，发问、补充和完善。
由于未能正确接受上级指示，出现了工作偏差和问题，上级会有各种不满。比如：“小李，跟你说这件事要找他们大王总，你怎么还是找他们小王总？”“小赵，要求你在周一下班之前起草好方案，今天都星期几了？”“小刘，看看你做的报告！不合格，耽误事。事先要求你做数据分析，数据呢？分析呢？”
接受指示的途径很多，比如当面会议、工作群、私信、办公系统、钉钉等。那么，如何正确接受指示呢？有一个方法是5w1h法，也叫六何分析法。
5w1h方法是1932年由美国的政治学家哈罗德·拉斯韦尔（harold lasswell）提出的。这个方法是指，一个完整的指示，应该由5w1h构成。5个w：谁做（who）、什么时候做（when）、在什么地方做（where）、做什么（what）、为什么做怎么做（how）。
既然一个完整的指示包括了5w1h，那么，作为一名员工，作为接受指示的一方，应该通过确认上级指示的5w1h，来准确地接受上级的指示，避免工作中的偏差。
谁做
在职场，责任是第一重要的。当上级给下级下达指示的时候，不仅仅是交给下属一项任务，而是交给下属一份责任。下达指示是确定责任人。当上级单独给你下达指示时，等于第一个w已经确认，就是你来做。
如果在开会或者工作群中布置一项工作，很可能没有确认责任人，或者不清楚。责任人不明确，工作容易出错。
比如上级说：“小李、小王、小张，你们其中一个人到人力资源部，把加班汇总表送过去。”
上级在部门工作群发了一条微信：“下午某公司的李副总来，和我约的是两点，现在有点堵车，估计我两点赶不回来，如果李副总先到公司，你们替我接待一下。”
这两个例子，谁做，责任人是谁，并不明确。上级点了三个人，结果三个人你看我，我看你，可能谁也没去。
遇到这种情况，最忌讳装不知道，认为反正没点我的名，出了问题，怎么也轮不到我这个新人。最好的办法是，主动和其他几个人确认，究竟谁做，以免在互相观望中耽误工作。或者主动与上级确认一下谁做。或者发现没人做时，自己主动去做。不要怕给自己添麻烦，主动并勇于承担责任的员工，才会被认可。
什么时候做
这包括什么时候开始，什么时候完成。特别是任务完成的日期，一定要确认清楚。在不同的公司，新人会遇到不同的上级。有的上级在下达指示时，很严谨，把任务的起止时间表述得很准确。有的上级则比较随意，如：“小李，过两天抽空把广州港的方案做出来。”
过两天是几天？是两天，还是七天、八天？不清楚。有不少新人喜欢在这时候装不知道，既然上级说过两天，也没明确说到底是几天，那我就装不知道，到时候上级问起来再应付。其实，上级说“这几天”“过两天”等，没有给出明确的任务截止日期，这对下属很不利。道理很简单，如果任务完成日期确定，要求周三完成，你周二完成，就比上级要求的提前了一天，说明你工作主动、积极。如果说“这两天”完成，那么你周二完成可以被认为是在这两天完成的，下周一完成也可以被认为是在这两天完成的，你无论早做晚做都不会超出上级期望，不会出彩，甚至还有挨训的可能。
建议新人不要耍小聪明，尽早养成好的职业习惯。上级的指示中，任务完成日期明确，则不存在问题。如果上级的指示中，任务完成日期模糊，你应该以发问的方式和上级确认完成日期。
比如：“经理，您让我过两天把广州港的方案做出来，这两天正在做深赤湾的方案，您看我周三开始做广州港的方案，周五下班前交给您，可以吗？”如果你实在忙得不可开交，可以说：“经理，我这几天实在抽不出时间，广州港的方案您最晚什么时候要？不行的话我加一加班，想办法赶出来。”
在什么地方做
通常在大家熟知的办公地或业务地做，所以上级在指示时，一般不会表述。如果另有安排，上级会在指示中说明。
做什么
大多数上级在给新人布置工作、下达指示时，是单项布置，不会一下子安排一大堆任务。而单项任务比较清楚，如外出拜访、与供应商协商、会议筹备、起草合同等。
有的上级下达指示时，不是单项布置，而是一次布置多项任务。
比如上级说：“小李，发布会筹备工作已经有点拖拉了，你应该知道怎么做，赶紧的，下周一给我结果。”
发布会的筹备工作包括多项任务。
一种办法是，自己梳理一下，应该做些什么，然后以发问的方式请上级确认。如：“经理，您看是不是要赶快做这几项？如……”
另一种办法是，当不知道该做什么的时候，回顾岗位职责，你的岗位职责规定的，就是你应该做的。
为什么做
这一项并非接受指示时必须确认的。在职场中，在绩效目标、岗位职责、公司制度明确的情况下，大多数工作不需要问为什么，因为大家都理解和明白。但是，真有疑问时，新员工应尽量问出来。比如，总监要求小李，必须在一周内与某电力公司续签合同。小李不明白为什么这么急，就问上级，离续签合同的日期还有两个月，为什么这么着急呢？原来，该电力公司负责此事的人员马上岗位变动，如果不能在一周内续签，新合同可能被拖延甚至泡汤。得知这一情况后，小李意识到了这一工作的紧迫性。
怎么做
老员工有丰富的经验和人脉，接受指示后，轻车熟路，直奔主题，所以不用关注怎么做的问题。新员工不同，上级下达的几乎每项指示，都可能不会做或者没有把握做好。而且，新员工在接受指示时，关于怎么做是问不出问题的。建议新人不要勉为其难，不要想当然，而是先花一点时间，梳理自己的思路，然后以请示的方式，向上级请教怎么做才能完成这项工作。
新员工明白了5w1h，在接受指示时，应该如何处理呢？以下是四个要点。
要点一，记录
如果上级当面，或者开会时布置工作，你首先要做的是在笔记本上记录下来，千万不能只听不记录。为什么必须记录？一是不做书面记录，仅靠记忆是记不住的，好记性不如烂笔头，你连上级给你布置的任务都记不住，怎么执行？另外，记录也可以体现尊重，防止分神。当然，如果上级在工作群、私信、办公系统、钉钉上给你做指示，你就不用记录了。
要点二，以复述的方式确认
在上级做完指示后，切忌以下做法。
●马上表示好、对。
●马上提问。
●反驳，找借口。
●一言不发。
正确的处理方法是：在上级做完指示后，用上级的原话或者自己归纳的话，将上级的指示向上级重复（复述）一遍，以复述的方式确认你是否准确理解指示。比如：“经理，您的要求是，必须想方设法在一周内与该公司续约，这是我在下周的第一要务，是吗？”其实，复述的道理很简单，你只有准确理解了指示，才能考虑其他问题。遗憾的是，复述的环节往往被新人忽略或者跳过。与上级面对面的情况下，复述是必需的。上级用语音或者文字下达指示，还用复述吗？如果上级用语音做指示，或者在工作群以文字方式做指示，或者用私信沟通事项时做指示，下属最好以文字的方式复述，请上级确认。当然，简单明了的指示，就不用多此一举了。
要点三，表态
在上级做完指示后，你要表一个态，表明你坚决执行指示的态度。许多新人往往忽视这一点，认为上级布置了工作，自己执行即可，不用对上级“点头哈腰”。事实上，上级给下属下达指示后，如果得不到下属的表态，心里是没有底的，不知道下属是想执行还是有抵触情绪。所以，新人在以复述确认上级指示后，要向上级表示“好，没问题”或者“收到，执行”，切忌给上级回复“嗯”、一个表情，或顾左右而言他，甚至一言不发。
要点四，发问、补充和完善
发问，就是提问，通过向上级提问，逐一澄清5w1h。
比如经理说：“小李，过两天你把和该公司的续签合同做好发给我。”下属发问：“经理，您希望我在哪天之前做好？”补充和完善：“经理，您看要不要明天下午我就把续签合同起草出来，拿到法务部审核一下，周三下午送到您手里？”让上级给你排忧：“经理，如果与电力公司续签的合同与广州港合同两件工作时间冲突了，您看怎么处理？”当然，如果是通过办公系统、微信或钉钉以文字方式接受上级指示，第一个、第二个要点就可以免了。
本讲知识点
1.什么是5w1h？
一个完整的指示，由5w1h构成。5个w是谁做、什么时候做、在什么地方做、做什么、为什么做，1个h是怎么做。
2.接受指示的四个要点是什么？
一是记录，二是复述并确认理解，三是表态坚决执行，四是发问、补充和完善。